Termos de Uso — Sistema HektOS

1. Apresentação do sistema

Seja bem-vindo ao HektOS, um sistema de gestão clínica e elaboração de laudos médicos, desenvolvido e mantido por:

Razão Social: L C Fales de Brito Alves
CNPJ: 31.808.665/0001-50
Endereço: Av. Tabajara, 55, Centro, São Benedito/CE, CEP 62370-000
E-mail: clinica.arifales@gmail.com

Estes Termos de Uso ("Termos") estabelecem as regras, condições e responsabilidades para a utilização do sistema HektOS por médicos, secretárias, administradores, clínicas parceiras e quaisquer outros usuários devidamente autorizados ("Usuário", "você"). Este documento constitui um contrato vinculante entre você e o desenvolvedor do sistema.

Ao realizar o primeiro acesso, inserir suas credenciais ou utilizar qualquer funcionalidade do HektOS, você declara ter lido, compreendido e concordado integralmente com todas as disposições aqui estabelecidas. Caso você não concorde com qualquer um dos termos ou condições, por favor, não utilize o sistema e comunique o administrador de sua clínica.

2. Definições

Para garantir a clareza e a correta interpretação deste documento, os termos a seguir terão os significados abaixo definidos:

"Sistema" ou "HektOS": refere-se à plataforma web de gestão clínica, agendamento, faturamento e elaboração de laudos médicos, acessível mediante autenticação.
"Administrador": usuário com o mais alto nível de permissão, responsável pela gestão de contas, configurações gerais e fiscais do sistema.
"Profissional": médico, dentista ou outro profissional de saúde devidamente habilitado, com perfil de acesso para realizar atendimentos, registrar informações em prontuários e elaborar laudos.
"Secretária": funcionário administrativo autorizado, com perfil de acesso para realizar agendamentos, cadastrar pacientes e executar tarefas administrativas delegadas.
"Clínica Parceira": pessoa jurídica, estabelecimento de saúde que utiliza o sistema HektOS mediante um contrato específico, com acesso segregado aos seus próprios dados.
"Paciente": pessoa física cujos dados pessoais e de saúde são tratados e armazenados no sistema, sendo o titular de tais dados para os fins da LGPD.
"Conta": conjunto de credenciais (login e senha) de caráter único, pessoal e intransferível, que permite ao Usuário autenticar-se e acessar o Sistema.

3. Cadastro e elegibilidade

O acesso ao HektOS é restrito e concedido apenas a usuários autorizados. O cadastro é realizado mediante convite e aprovação pelo Administrador da conta principal. Ao solicitar ou aceitar um cadastro, você se compromete a:

Ser maior de 18 (dezoito) anos e possuir plena capacidade civil.
Fornecer informações de cadastro que sejam verdadeiras, precisas, completas e atualizadas, responsabilizando-se por mantê-las nessas condições durante todo o período de uso.
Possuir e manter um registro profissional válido e ativo junto ao conselho de classe correspondente (ex: CRM ativo para médicos), quando a sua função no sistema assim o exigir.
Manter a confidencialidade e o sigilo absoluto de suas credenciais de acesso (login e senha), que são de uso estritamente pessoal e intransferível.
Comunicar imediatamente ao Administrador do sistema e aos canais de suporte qualquer suspeita ou confirmação de uso não autorizado de sua conta ou quebra de segurança.

Cada Usuário é o único e exclusivo responsável pela veracidade das informações que fornece e por todas as atividades e operações realizadas por meio de sua conta no sistema.

4. Aceite registrado

Em conformidade com o artigo 8º, § 2º da LGPD e como evidência da adesão contratual, o aceite destes Termos pelo Usuário fica registrado em log de auditoria interno do sistema, contendo, no mínimo: data, hora, endereço IP de origem do aceite e número da versão dos Termos aceita. Esse registro tem valor probatório para todos os fins legais e regulamentares.

Sempre que estes Termos sofrerem alteração relevante, o Usuário será solicitado a fornecer novo aceite ao acessar o sistema, sendo o uso continuado após a notificação considerado aceitação tácita das novas disposições.

5. Perfis de acesso e permissões

O sistema HektOS implementa um rigoroso controle de acesso baseado em perfis (Role-Based Access Control), em conformidade com o princípio da necessidade (need-to-know), para garantir a segurança e a confidencialidade das informações. Cada perfil possui um conjunto específico de permissões:

5.1. Administrador

Este perfil possui acesso pleno e irrestrito ao sistema, sendo responsável pela gestão completa de usuários (criação, edição, bloqueio), configuração fiscal do sistema (dados da empresa, certificado digital), transmissão de notas fiscais para a Receita, cancelamento de notas já autorizadas, e acesso a todos os dados clínicos e financeiros da clínica.

5.2. Profissional (médico)

Este perfil é destinado aos profissionais de saúde. Possui acesso aos prontuários e agendas dos pacientes que estão sob seu atendimento, podendo registrar evoluções, elaborar, assinar e liberar laudos médicos. Este perfil não possui acesso a dados financeiros consolidados da clínica nem às configurações fiscais sensíveis.

5.3. Secretária

Este perfil é focado nas tarefas administrativas. Possui acesso ao módulo de agendamento (marcação, cancelamento, remanejamento), ao cadastro de pacientes e à funcionalidade de criação de rascunhos de notas fiscais. Para garantir a segurança fiscal, este perfil não pode transmitir notas fiscais à Receita, não pode cancelar notas já autorizadas e não tem acesso às configurações fiscais da empresa.

5.4. Clínica Parceira

Este perfil é projetado para cenários de uso compartilhado. Garante acesso restrito e segregado apenas aos dados de consultas, exames e pacientes vinculados à sua própria estrutura, sem qualquer visibilidade sobre o módulo fiscal da clínica principal ou sobre os dados de outras clínicas parceiras que possam usar o mesmo sistema.

6. Sigilo profissional e proteção de dados

A utilização do HektOS implica no tratamento de dados de saúde, informações de altíssima sensibilidade e protegidas por sigilo. Portanto, todos os Usuários, sem exceção, estão legal e contratualmente obrigados a observar:

O sigilo profissional médico, conforme estabelecido no artigo 73 do Código de Ética Médica (Resolução CFM nº 2.217/2018), que veda a revelação de fatos de que tenha conhecimento em virtude do exercício de sua profissão.
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), em especial no que tange ao tratamento de dados pessoais sensíveis de pacientes, seguindo as diretrizes da clínica, que atua como controladora.
O Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014), no que se refere à guarda e proteção de registros de acesso.

Em decorrência dessas obrigações, é expressamente vedado a qualquer Usuário:

Compartilhar suas credenciais de acesso com terceiros, incluindo colegas de equipe, estagiários ou supervisores.
Acessar dados de pacientes que não estejam diretamente sob seus cuidados ou para os quais não haja uma necessidade legítima e documentada para o acesso.
Copiar, fotografar, imprimir, fazer "prints" de tela ou divulgar dados de pacientes para fora do sistema, exceto nas hipóteses estritamente permitidas pela legislação e pelos protocolos da clínica (ex: impressão de laudo para entrega ao paciente).
Utilizar os dados dos pacientes para qualquer finalidade que seja alheia ao atendimento médico, à administração da clínica ou ao faturamento do serviço.
Compartilhar imagens ou trechos da interface do sistema em redes sociais, grupos de mensagens (como WhatsApp), ou qualquer outro canal de comunicação não oficial e não seguro.

O descumprimento de qualquer uma dessas obrigações é considerado uma falta grave e sujeitará o Usuário infrator à suspensão imediata da conta, sem prejuízo da apuração de sua responsabilidade civil, criminal (nos termos do art. 154 do Código Penal — Violação de Segredo Profissional) e administrativa perante o respectivo conselho profissional.

7. Uso aceitável do sistema

Você concorda em utilizar o HektOS de maneira ética, responsável e exclusivamente para as finalidades lícitas para as quais foi projetado. É estritamente proibido:

Tentar burlar, contornar ou desativar os mecanismos de segurança, controle de acesso ou qualquer outra proteção implementada no sistema.
Realizar engenharia reversa, descompilação, desmontagem do software ou qualquer outra tentativa de obter o código-fonte.
Inserir no sistema dados que sejam falsos, ofensivos, discriminatórios, ilegais ou que violem direitos de terceiros (como direitos autorais ou de imagem).
Utilizar o sistema como plataforma para o envio de mensagens não solicitadas (spam), correntes, ou para a disseminação de conteúdo malicioso (vírus, malware, phishing).
Sobrecarregar deliberadamente a infraestrutura dos servidores com requisições automatizadas excessivas ou ataques de negação de serviço (DoS).
Compartilhar conteúdo, funcionalidades ou informações sobre a operação do sistema com concorrentes ou terceiros não autorizados.

8. Edição de prontuário finalizado

O prontuário médico, uma vez finalizado, é, em regra, imutável, em estrita observância à Resolução CFM nº 1.821/2007 e ao art. 87, § 1º do Código de Ética Médica. Excepcionalmente, é possível ao profissional médico ou ao Administrador realizar correções ou complementações em prontuário finalizado, mediante:

Justificativa expressa, registrada no sistema no momento da edição (ex: falha de conectividade no momento do atendimento, novas informações relevantes do histórico do paciente, correção de erro material de digitação).
Preservação automática da versão anterior do prontuário, que permanece acessível para auditoria pelo prazo legal de 20 anos.
Registro completo no log de auditoria, contendo identificação do usuário, data, hora, motivo informado e snapshot da versão prévia.

Toda alteração realizada em prontuário finalizado é, portanto, rastreável e versionada, conforme o art. 8º da Resolução CFM nº 2.299/2021 e o art. 37 da LGPD.

9. Propriedade intelectual

Todo o sistema HektOS, o que inclui seu código-fonte, arquitetura, design visual (look and feel), marca, logotipos, textos, gráficos, imagens e todos os demais elementos que o compõem, é de propriedade intelectual exclusiva de seu desenvolvedor, L C Fales de Brito Alves, e está protegido pela Lei de Direitos Autorais (Lei nº 9.610/1998), pela Lei de Software (Lei nº 9.609/1998) e por tratados internacionais.

É importante esclarecer que os dados clínicos inseridos por você no sistema (prontuários, evoluções, laudos) permanecem de propriedade da clínica controladora e/ou do paciente, que é o titular dos dados. O sistema HektOS atua meramente como uma plataforma tecnológica e custodiante técnico desses dados, garantindo sua segurança e disponibilidade.

É, portanto, vedada qualquer forma de reprodução, cópia, distribuição, modificação, venda ou criação de obras derivadas a partir do sistema HektOS sem a autorização prévia, expressa e por escrito do desenvolvedor.

10. Disponibilidade e suporte

Nós nos empenhamos para manter o sistema HektOS disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. No entanto, não garantimos disponibilidade ininterrupta ou total ausência de erros. O acesso ao sistema pode ser temporariamente suspenso, sem aviso prévio, em casos de:

Manutenção programada, que será comunicada com a maior antecedência possível.
Manutenção emergencial, necessária para corrigir falhas críticas ou vulnerabilidades de segurança.
Falhas de terceiros, como provedores de hospedagem em nuvem, serviços de conectividade à internet ou fornecimento de energia elétrica.
Eventos de caso fortuito ou força maior, como desastres naturais ou ataques cibernéticos em larga escala.

Embora implementemos medidas técnicas razoáveis de redundância e backup, a responsabilidade final pela salvaguarda de documentos críticos pode recair sobre o Usuário, conforme as políticas internas da clínica.

11. Limitação de responsabilidade

O HektOS é uma ferramenta de apoio à atividade clínica e administrativa. Ele foi projetado para otimizar processos e organizar informações, mas não substitui o julgamento clínico e a responsabilidade profissional do Usuário.

Nesse sentido, o desenvolvedor do sistema não se responsabiliza por:

Erros, imprecisões ou danos decorrentes da inserção de informações incorretas, incompletas ou desatualizadas pelo Usuário no sistema. A qualidade do dado inserido é de responsabilidade de quem o insere.
Decisões clínicas, diagnósticos, prescrições e laudos emitidos pelos profissionais de saúde, mesmo que baseados em informações consultadas no sistema. A responsabilidade por tais atos é exclusiva do profissional que os pratica.
Lucros cessantes, perda de negócios ou quaisquer danos indiretos, incidentais ou consequenciais decorrentes da indisponibilidade temporária ou de falhas no funcionamento do sistema.
Falhas de conexão com a internet, problemas no dispositivo ou no navegador do Usuário que impeçam ou dificultem o acesso ao sistema.
Qualquer uso não autorizado da conta de um Usuário que decorra de sua própria negligência, como o compartilhamento de senha ou a falta de cuidado com suas credenciais.

Sem prejuízo do disposto acima, em eventual prestação de serviços de saúde aos pacientes, a responsabilidade civil pelo serviço prestado segue o regime do art. 14 do Código de Defesa do Consumidor, sendo a clínica responsável objetivamente pelos danos causados aos consumidores por defeitos relativos à prestação dos serviços, nos limites e termos da legislação aplicável.

12. Suspensão e encerramento de acesso

Reservamo-nos o direito de suspender ou encerrar definitivamente o acesso de qualquer Usuário ao sistema, a nosso exclusivo critério, com ou sem aviso prévio, nas seguintes situações:

Violação grave ou reiterada de qualquer cláusula destes Termos de Uso.
Existência de fundada suspeita de fraude, atividade ilegal ou uso indevido do sistema.
Inatividade prolongada da conta, por um período superior a 12 (doze) meses.
Encerramento do vínculo profissional ou contratual do Usuário com a clínica ou entidade que lhe concedeu o acesso.
Cumprimento de determinação legal, regulatória ou ordem judicial.

Em caso de encerramento da conta do Usuário, seus dados pessoais de cadastro serão tratados conforme a Política de Privacidade. Os dados de pacientes que foram inseridos por este Usuário durante seu período de atividade permanecerão devidamente custodiados pela clínica, na qualidade de controladora.

13. Alterações destes Termos

Estes Termos de Uso podem ser revisados e modificados a qualquer tempo para se adequarem a novas funcionalidades, mudanças na legislação ou em nossas práticas comerciais. Alterações que sejam consideradas relevantes serão comunicadas com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, por meio de e-mail ou através de um aviso destacado na tela de login do sistema. O uso continuado do HektOS após a data de vigência das alterações será considerado como aceitação tácita dos novos Termos.

14. Disposições gerais

Se qualquer cláusula ou disposição destes Termos for considerada inválida, ilegal ou inexequível por um tribunal competente, as demais cláusulas permanecerão em pleno vigor e efeito.

A tolerância ou a não exigência imediata do cumprimento de qualquer obrigação prevista nestes Termos não constituirá novação nem renúncia ao direito de exigir seu cumprimento futuro.

Estes Termos, em conjunto com a Política de Privacidade da Clínica, constituem o acordo integral entre as partes no que diz respeito ao uso do sistema, sobrepondo-se a quaisquer acordos, propostas ou entendimentos anteriores, verbais ou escritos.

15. Lei aplicável e foro

Estes Termos de Uso e a relação jurídica deles decorrente são regidos, interpretados e executados de acordo com as leis da República Federativa do Brasil. Para dirimir quaisquer controvérsias entre o desenvolvedor e os Usuários do sistema (médicos, administradores, secretárias e clínicas parceiras), fica eleito o foro da Comarca de São Benedito, Estado do Ceará. Fica ressalvado que, nas hipóteses de aplicação do Código de Defesa do Consumidor, prevalecerá o foro do domicílio do consumidor, conforme garantido pelo art. 101, I, da Lei nº 8.078/1990.

Termos de Uso do Sistema HektOS